Personal Administrativo

Perfil

El personal administrativo de la firma actúa como el primer punto de contacto con nuestros clientes y demás abogados, es el motor operativo del despacho. Su rol principal consiste en coordinar la comunicación entre los clientes y nuestros abogados y demás miembros del despacho. Entre sus labores se encuentran la de contestar llamadas, comunicar con clientes y demás personas, gestionar la agenda del despacho, redactar documentos tales como memos y cartas, correos electrónicos, formatos propios del despacho, escanear documentos, sacar copias, apoyar en archivar rigurosamente los expedientes físicos y digitales, y asegurar que toda la documentación cumpla con los formatos obligatorios.

Requisitos

Edad mínima: 18 años

Educación: Bachillerato concluido o licenciatura trunca en Derecho, Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo o carrera afín.

Experiencia: No es necesaria, pero es deseable aquella de 1 a 2 años desempeñando funciones de asistencia o administración dentro de despachos jurídicos, notarías o departamentos legales internos.

Conocimientos: Manejo de computadora, familiaridad con Windows y paquete office. Facilidad para usar internet, correo electrónico e inteligencia artificial. Deseable más no indispensable contar con conocimientos de la terminología jurídica (demandas, contestaciones, términos procesales, notificaciones).

Disponibilidad: Medio turno o turno completo, dependiendo de la necesidad de la oficina que lo requiera.

Hard Skills

Manejo de Computadora, internet e IA: La utilización de la computadora como herramienta es esencial. Debe poder dominar el uso del internet a la perfección, así como estar familiarizada o familiarizado con la utilización de inteligencia artificial básica. De preferencia debe conocer plataformas para el seguimiento de expedientes, archivo digital y control de horas facturables.

Paquetería Office Avanzada: Imprescindible el dominio de procesadores de texto (Word) para elaboración de reportes, memos, contratos y cualquier documento que pueda solicitársele y hojas de cálculo (Excel) para control de bases de datos de clientes.

Facilidad de palabra: El uso de un adecuado lenguaje, para lograr comunicar de manera efectiva y respetuosa con clientes, personal de otras firmas y compañeros de trabajo.

Redacción y Ortografía: Habilidad para redactar correos institucionales, escritos sencillos, solicitudes y bitácoras de seguimiento sin faltas ortográficas y con lenguaje formal.

Conocimientos muy básicos de contabilidad y legal: Conocimiento práctico sobre contabilidad y finanzas, que le permita entender notas de remisión, facturas y ordenes de compra. También conocimientos básicos sobre el sistema de justicia en México.

Soft Skills

Confidencialidad Absoluta: Alto sentido de la ética y resguardo riguroso de la información sensible de los clientes de la firma.

Empatía y Atención al Cliente: Capacidad para atender de forma calmada, asertiva y respetuosa a clientes que atraviesan procesos complejos o estresantes.

Atención al Detalle: Rigor extremo para revisar detalles en documentos legales y contables. Evitar errores humanos que puedan perjudicar un proceso legal o afectar la contabilidad y cobranza de la firma.

Organización y Gestión del Tiempo: Habilidad para priorizar tareas múltiples y urgentes bajo escenarios de alta presión de forma ordenada.

Comunicación Asertiva: Capacidad para transmitir mensajes e instrucciones de forma clara y oportuna tanto a clientes como al resto del equipo de la firma.